Waar werken onze collega’s eigenlijk aan als ze bij klanten zitten?

Bij een topklinisch ziekenhuis dat zorgt biedt voor de hele regio worden veel systemen gebruikt voor medische ondersteuning. Collega Jacco de Weerdt vertelt hoe hij als Product Owner en projectmanager een verschil maakt voor de patiënten in het ziekenhuis.

Kun je een korte introductie geven over je project en rol?

Ik heb een opdracht bij een topklinisch ziekenhuis dat zorg biedt voor de hele regio. Daar heb ik twee rollen, namelijk voor de helft van mijn tijd ben ik Product Owner (PO) en voor de andere helft Projectmanager (PM). Binnen het ziekenhuis zijn er ruim 200 applicaties die beheerd moeten worden voor medische ondersteuning, zoals bijvoorbeeld het maken van ECG’s, CTG’s, of longfunctiemetingen.

Als PO ben ik medeverantwoordelijk voor het beheer van deze applicaties. In het applicatiebeheer team wordt de BAU (business as usual) gedaan, maar ook gezorgd dat updates (security risico’s mitigeren) en upgrades (supportgarantie leveranciers borgen) op tijd en juist worden uitgevoerd.

Daarnaast werk ik als PM aan diverse projecten, om bijvoorbeeld het Verpleegkundig Oproepsysteem technisch te upgraden naar een future-proof en duurzame versie, informatie/metingen per patiënt registreerbaar te maken met wearables en aan onze applicaties op de juiste manier te migreren naar een nieuw virtueel platform. Dit is dus meer een changerol.

Op welke manier helpt dit de klant?

Vanuit mijn PO-rol zorg ik dat de applicaties goed beveiligd en altijd up-to-date zijn. Om de NEN-certificering te behouden mag een applicatie bijvoorbeeld maximaal 1 versie achterlopen. Daarnaast breng ik structuur aan, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat moet doen en wanneer. Hiervoor gebruiken we o.a. JIRA en voeren we regelmatig overleg waarin alle projecten met de business bespreken, wat de prioriteiten zijn en welke onderlinge afhankelijkheden er zijn. De structuur wordt soms nog wel tegengehouden door het aantal ad hoc aanvragen dat binnenkomt.

Vanuit mijn PM-rol zorg ik dat de projecten correct en haalbaar worden gepland, de scope duidelijk is voor alle betrokkenen, de stakeholders bekend zijn en weten welke rol ik van ze verwacht en dat de voortgang wordt gerapporteerd zodat tijdig kan worden bijgestuurd indien nodig.

Hoe ziet een dag op je opdracht eruit?

Ik heb veel overleg over de verschillende projecten en stem daarnaast ook alles af met de andere PO. Ook overleg ik met de applicatiebeheerders om te zien welk werk al gedaan is en wat er nog gedaan moet worden. Daarnaast heb ik een adviesrol voor een aantal projecten.

In het kort: ik zoek afstemming met veel verschillende partijen en houd op die manier alle bordjes in de lucht.

Wat maakt je enthousiast over dit project?

Ik vind het fijn dat ik in een ziekenhuis echt bijdraag aan een organisatie die belangrijk is voor de maatschappij. Omdat het ziekenhuis geen winstoogmerk heeft, gaat patiëntenzorg boven alles. Ik vind het fijn, maar ook belangrijk dat iedereen binnen de organisatie gemotiveerd is om de eindklant, namelijk de patiënt, zo goed mogelijk te helpen.

Ik vind het heel leuk om een radar in dat geheel te zijn. Met mijn team kan ik de zorg efficiënter maken en ontzorg ik de organisatie. Daardoor ga ik met plezier naar mijn opdracht. Er gebeurt veel tegelijkertijd, waardoor het zeker niet saai is.

Welke kennis en vaardigheden zijn nodig voor deze opdracht?

Vooral geduld en je kunnen aanpassen. Daarnaast is het belangrijk om PRINCE2 en agile te kunnen combineren. De organisatie werkt nog best wel met de waterval-methode, waarbij eerst een analyse en een projectplan met planning worden gemaakt. Er worden wel diverse tools gebruikt die meer in Agile omgevingen worden gebruikt, zoals JIRA voor (sprint)backlogmanagement en diverse Scrum events.

Als je de organisatie vergelijkt met het bedrijfsleven, dan merk je dat de opzet hetzelfde is, maar de cultuur en het doel heel anders zijn. In het ziekenhuis zie je dat er continu naar het klantbelang (zorg voor de patiënt) gekeken wordt, terwijl in het bedrijfsleven uiteraard klanten maar ook aandeelhouders heel belangrijk zijn. Daarnaast is de impact heel anders. Een storing op de hartbewaking betekent dat er mensenlevens verloren kunnen gaan.

Heb je nog een leuke tip voor collega’s?

Blijf je verdiepen in je eindklant. In iedere opdracht is het goed om te bedenken voor wie dit gedaan moet worden. Op die manier begrijp je ook beter waarom beslissingen genomen worden of waarom bepaalde changes voorrang krijgen boven andere changes. De klantwaarde is daarom belangrijk.