Een nieuwe opdracht beginnen, hoe doe je dat?
Een nieuwe opdracht beginnen is het begin van een leertraject. Een traject waar je de organisatie, de mensen, de systemen en de procedures van de klant moet leren. Hierbij mijn tips.
Waar begin je?
De eerste dagen is vooral kennismaking met collega’s en zorgen dat je een computer krijgt die je verbindt met de juiste schijven en waarop de juiste applicaties worden ondersteund. Je praat met je leidinggevende die je zoveel mogelijk probeert wegwijs te maken of anders je aan iemand verwijst die dit kan. Na het kennismaken valt er veel te leren. Soms krijg je stapels leesvoer over beleid, doelstellingen, projecten, enz. Het zal zeker een tijdje duren voordat je een gevoel begint te krijgen dat je het een beetje snapt. Het kwartje valt niet meteen.
Neem de tijd
- Verwacht niet dat het allemaal in één keer lukt. Je hebt tijd nodig.
- Maak kennis met de afdelingen waarmee jouw afdeling te maken heeft. Wat doen zij?
- Hoe is de samenwerking? Als het complexe materie is zullen er meerdere gesprekken nodig zijn voordat je het helemaal snapt.
- Het kan ook nuttig zijn om te vragen of men bezwaar heeft als je het gesprek opneemt omdat je de stof dan meerdere malen kan doornemen.
- Mijn advies is ook om niet met één persoon binnen een afdeling te spreken maar met meerdere.
- Het is ook een must om je vragen op te sparen en vast te leggen, zodat je niet om de haverklap een vraag stelt. Je collega’s hebben het ook druk en jou “up to speed” brengen vergt ook tijd van hen. Tijd die ze niet altijd hebben.
- Plan periodieke sessies waar je je vragen kan stellen.
Wie, wat en hoe?
Na de eerste week zal je hoofd wel flink tollen maar naar verloop van tijd zal er steeds meer blijven hangen. Dan is het moment aangebroken om je opdrachtomschrijving nog duidelijker te krijgen. Wellicht is daar in de eerste week al wat over gezegd. Om daar op terug te komen is zeer nuttig nu je beter snapt hoe dingen werken; met welke afdelingen, processen en/of systemen je te maken hebt. Je kan nu beter inzoomen op de opdracht. Het “Wat-aspect” zal verder verduidelijkt worden maar het is nu ook belangrijk om het “Hoe-aspect” en “Wie-aspect” helder te krijgen.
- Wie zijn de stakeholders?
- Wie verschaffen informatie?
- Wie moeten akkoord gaan?
- Wie nemen deel aan het project en wie doet wat?
- Heb je al de stakeholders al ontmoet? Zo niet, zorg daar dan voor.
In jouw nieuwe opdracht zul je de teamdynamiek helder moeten krijgen, zodat zo snel mogelijk duidelijk wordt wat jouw rol en jouw takenpakket is en wat niet. Wie is je aanspreekpunt? Je wilt niet in andermans schoenen gaan staan.
Afspraken maken en verwachtingen managen
Naarmate het project vordert zul je ook meer leren over de politieke aspecten. Mensen zijn politieke wezens wat de voortgang in een project soms bemoeilijkt. Mijn aanpak is om met alle betrokkenen het eerst eens te worden over wat er moet gebeuren. Ik heb wel eens meegemaakt, dat een betrokken afdeling het project niet noodzakelijk achtte en dus minder goodwill had. Met die afdeling heb ik daarom een uitgebreid gesprek gevoerd waarin ik luisterde naar hun mening. Aan het einde wisten we eigenlijk allemaal dat, van hogerop, al was besloten om de richting in te gaan die zij niet ondersteunden. De beslissing was dus hogerop al gemaakt. De vraag was nu wat de verwachtingen waren. Het scheelde al heel wat dat die afdeling wist dat ze te maken hadden met een consultant die hun standpunt niet ondersteunde maar wel begreep. Hierdoor konden we het uiteindelijk wel eens worden over hun benodigde participatie en het ter beschikking stellen van mensen.
Tot slot
In deze blog heb ik uiteengezet hoe de beginfase van je opdracht er uit kan zien. Het kan ook zijn dat het project al is begonnen. Dan moet je als het ware een vliegende start maken. Dat is weer een heel andere uitdaging voor een andere blog.
Wat zijn jouw ervaringen en tips met betrekking tot het beginnen op een nieuwe opdracht?
